Переход многих компаний на дистанционную работу создает новые вызовы, связанные с приданием юридического значения материалам, которые пересылаются по электронным каналам связи.
Если отношения с партнером или вашим работником перейдут в область судебного спора, придется доказать, что документ, отправленный по электронной почте (например, служебная записка или уведомление об отказе от договора), имел юридическую силу и может быть использован как доказательство.
Особенность мер по «легализации» электронного документооборота состоит в том, что они будут полезны для бизнеса даже после того, как пандемия прекратится.
Система электронного документооборота не обязательно предполагает установку сложного специализированного программного обеспечения или использования усиленной квалифицированной электронной подписи.
Для признания электронных документов равнозначными документам на бумаге в большинстве случаев можно использовать простую электронную подпись (часть 2 статьи 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», далее – Закон № 63-ФЗ).
На практике, для функционирования простой электронной подписи достаточно почтового клиента (MS Outlook) или облачного почтового сервиса, для доступа к которому требуется пароль. В таком случае, электронной подписью может выступать адрес электронной почты, который видит получатель. Такая электронная подпись будет удостоверять как само электронное письмо, так и его вложения.
Чтобы «активировать» использование простой электронной подписи, потребуется заключить соглашение между участниками электронного взаимодействия (часть 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ). Такое соглашение может содержаться в договоре с партнером (или дополнительном соглашении к нему) или, например, содержаться в положении об электронном документообороте.
В условиях карантина определенные практические сложности могут возникнуть в связи с обменом «бумажными» экземплярами документов, легализующими использование простой электронной подписи.
В рамках гражданско-правовых отношений (например, с подрядчиками или заказчиками) договор, предполагающий последующее электронное взаимодействие и использование электронной подписи, может быть заключен путем обмена электронными документами (пункт 2 статьи 434 Гражданского кодекса РФ). Таким образом, некоторым компаниям для начала понадобится выполнить установленные Гражданским кодексом РФ условия о соблюдении письменной формы договора, а затем они могут руководствоваться правилами электронного взаимодействия для признания простых электронных подписей друг друга.
Настоящее сообщение носит исключительно информационный характер и не является консультацией или иным результатом оказания юридических услуг. Просим Вас воздержаться от принятия юридически значимых решений, основанных исключительно на данном сообщении, которое по своему характеру не может учитывать всех фактических обстоятельств ведения Вашей деятельности и исчерпывающим образом описывать все относящиеся к Вашему случаю правовые нормы. Любые решения, основанные на данном сообщении, Вы принимаете исключительно на собственный страх и риск и соглашаетесь с тем, что Максима Лигал (ООО) не будет возмещать никакие связанные с этим убытки.
| 
