Основное правило для работодателя, установленное правительственным Постановлением «О трудовых книжках», заключается в том, что оригинал трудовой книжки выдается сотруднику только в день увольнения. Во всех других случаях по требованию работника, на руки ему может быть выдана только заверенная копия.
В том же Постановлении указывается, что при увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у последнего работодателя должны заверяться подписью работодателя, печатью и подписью работника. В последний день работы работодатель выдает своему сотруднику трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. Если работодатель по собственной вине задерживает выдачу трудовой, или вносит в нее неправильную формулировку причины увольнения, то он будет обязан возместить работнику неполученный им за время задержки заработок. Днем увольнения в таком случае будет считаться день выдачи трудовой книжки.
Бывают случаи, когда в день увольнения работник отсутствует в офисе или отказывается получать свои документы. Тогда работодатель должен направить ему по почте уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или получить согласие работника на ее отправление по почте. «Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки», - прописано в пункте 36 Постановления.
Если работнику потребовались данные из трудовой книжки (например, для оформления загранпаспорта или визы), то работодатель должен выдать ему копию или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. Об этом говорится в пункте 7 Постановления и в статье 62 ТК РФ («Выдача копий документов, связанных с работой»). Это касается и других документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д.). Копии этих документов предоставляются работнику безвозмездно. Они должны быть заверены надлежащим образом.
При заверении копии документа под реквизитом «Подпись» ставится надпись «Верно», должность заверившего лица, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Документ:
Постановление Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г.
Постановление Государственного Комитета РФ по стандартизации и метрологии «О принятии и введении в действие государственного стандарта РФ» от 3 марта 2003 г.» | 
